Melding sluiten
inzicht en ontwikkeling
Menu

De kunst van het feedbackgeven

Iedereen die samenwerkt met andere mensen heeft met feedback te maken. Het geven en ontvangen van feedback is niet altijd even makkelijk en kan ook heel spannend zijn. Maar als het goed gaat, kan feedback u een kick geven. U merkt dan dat u zelf de samenwerking met anderen kunt verbeteren en bovendien uw eigen ontwikkeling een boost kan geven.

Feedback
De letterlijke betekenis van feedback is terugkoppeling. Als u feedback geeft dan geeft u de ander terugkoppeling op zijn gedrag en hoe dat gedrag op u overkomt. Het doel hiervan is dat de ander in de toekomst zijn gedrag kan aanpassen op een manier die effectiever is dan daarvoor. Door het verkrijgen van feedback is iemand in staat om zich verder te ontwikkelen. Een ander effect kan zijn dat de samenwerking tussen de feedbackgever en -ontvanger verbetert. Feedback kan zowel positief ("Wat heb jij dat voorstel in de vergadering helder gepresenteerd. Ik snapte het meteen!") als negatief ("Ik vond het vervelend dat je mij tijdens de vergadering telkens in de rede viel") zijn.


Commentaar geven
Veel mensen denken dat commentaar geven of kritiek leveren ook feedback is, maar dat is niet het geval. U geeft een oordeel over een ander (“De notulen zijn erg onvolledig” of “Je argumenten zijn slecht”). Bij feedback is dat niet het geval. U spreekt zich uit over het gedrag van een ander, maar u veroordeelt hem of zijn gedrag niet. U laat in uw feedback duidelijk merken hoe u er tegenaan kijkt, maar u verpakt uw boodschap. U gebruikt uw mening om met de ander in gesprek te gaan over hoe het anders kan. U hoopt dat het anders kan. Het moet echter geen eis worden. Vooral als de reactie van een leidinggevende of de bestuurder komt dan geeft dat een gevoel van onveiligheid. U ziet het als iets dat u ermee aan de slag moet, omdat de ander een hogere positie heeft. Bedenk dat de ander altijd de vrijheid heeft om de gegeven feedback op waarde te schatten. De kunst van het feedbackgeven is om invloed uit te oefenen zonder daarbij uw formele macht te gebruiken. Het effect is dan groter.


Richtlijnen

Bij het geven van feedback zijn er verschillende richtlijnen. U begint met het beschrijven van het gedrag dat u gezien of gehoord hebt. (“Ik merk dat je mij voortdurend in de rede valt.”). Doe dit concreet en zeg wat u hebt waargenomen. Het gaat dan om feiten en niet om fantasieën. ("Ik zag jou om 10.10 uur bij de vergadering binnenstappen" in plaats van "Je komt altijd te laat."). Gebruik bij feedback geven altijd de ik-vorm. (“Ik zie dat je de vergaderstukken niet op tafel hebt”) Als je de jij-vorm gebruikt komt het al gauw beschuldigend over (“Jij hebt de vergaderstukken niet op tafel!”)  Geef vervolgens aan wat het effect van het gedrag van de ander op jou was ("Ik zag jou om 10.10 uur de OR-vergadering binnenstappen. Dat vond ik heel erg vervelend, want we hadden om tien uur afgesproken en hierdoor liep de vergadering vertraging op. We moesten het agendapunt opnieuw inleiden.”)  Geef tot slot de ander de gelegenheid om te reageren (“Wat vind jij daarvan?”).

 

UITGANGSPUNTEN VAN EFFECTIEVE FEEDBACK


Bruikbaarheid
De feedback die u aan een ander geeft moet bruikbaar zijn. De ander moet er iets aan hebben.



Neutraliteit
Feedback mag nooit veroordelend zijn. De ontvanger van de feedback kan het als veroordelend ervaren. Breng daarom uw feedback zo neutraal mogelijk.



Actualiteit
Feedback moet over iets gaan dat in het heden speelt. Als u zich al tijden aan iemand ergert dan wil je wel eens heftig reageren. Let dan op dat je geen situaties aanhaalt die al lang geleden gebeurd zijn. Het is dan niet duidelijk wat de situatie toen was.



Openheid
Doordat u open bent over wat het gedrag van de ander met u doet, nodigt u de ander uit om dezelfde openheid te tonen. Dit vergroot de kans dat u samen tot een oplossing komt.



Veranderbaar
Feedback is gericht op veranderbaar gedrag. Alleen dan zal de ontvanger gedreven zijn om daadwerkelijk iets met de feedback te doen.



Gelijkwaardigheid
U bent gelijkwaardig als u feedback geeft. U wisselt immers beelden met elkaar uit zonder dat er iemand gelijk heeft.



Uzelf
Spreek uw feedback altijd uit namens jezelf. Het gaat om uw gevoelens. De ontvanger zal bovendien sneller in de verdediging schieten, omdat u er met anderen over hebt gesproken.


Mondeling
Geef feedback mondeling in plaats van schriftelijk. Misverstanden ontstaan dan snel en zijn vervolgens moeilijk te corrigeren.

 

Voorbereiding
Als iemand spontaan feedback geeft dan bestaat er een kans dat de ander boos wordt. Roep niet meteen tijdens het overleg wat je ergert. Kies een geschikt moment. Het feedbackgesprek is vaak succesvoller met een gedegen voorbereiding. Bedenk van tevoren goed wat u met het gesprek wilt bereiken. Kies wel een realistisch doel. U kunt bijvoorbeeld het gedrag van de bestuurder niet meteen veranderen. Hem bewust laten worden van zijn gedrag kan bijvoorbeeld vaak wel. Het is nuttig om enkele voorbeelden paraat te hebben. Let wel op dat u niet alleen oude koeien uit de sloot haalt. Hoe recenter het voorbeeld des te krachtiger is de boodschap.

 

BELEMMERENDE FACTOREN
Over het algemeen zal iemand niet zo snel geneigd zijn feedback te vragen of te ontvangen. Er zijn belemmerende factoren waardoor dit moeilijk is. Dat zijn onder andere:



  • We zijn bang om te horen hoe anderen over ons denken.
  • U weet niet of de ander wel te vertrouwen is als hij feedback geeft. Zijn er geen bijbedoelingen?
  • We zijn bang dat feedbackgeven ten koste gaat van de relatie.
  • Wat zijn zijn/haar bedoelingen eigenlijk?
  • Feedback komt soms bedreigend over?
  • Wij zijn bang om onze onafhankelijkheid te verliezen.
  • Wat hebben anderen eigenlijk met uw problemen te maken?
  • Feedback die ‘negatief’ is, is moeilijker te accepteren dan feedback die ‘positief’ is.


Oefenen
Er zijn allerlei belemmerende factoren en die kunnen u weerhouden om feedback te geven. Een goede voorbereiding helpt om succesvol feedback te geven. Je kunt verder het feedbackgesprek oefenen met een collega. Deze kan reageren op uw manier van feedback geven. Is het bruikbaar en actueel? Bovendien kan uw collega aangeven of u niet over reageert op het gedrag van een ander. 


Non-verbaal
We communiceren verbaal en non-verbaal. De communicatie tussen mensen is voor slechts 7% verbaal. We letten voor 93% op het non-verbale. Daarom is het belangrijk bij feedback geven om uw gevoel te benoemen. De inhoud van de boodschap en uw emoties moeten min of meer hetzelfde zijn. Zegt u bijvoorbeeld met een glimlach dat u boos bent dan geeft dat verwarring bij de ontvanger van de feedback. Als u uw emoties of gevoelens uitspreekt, worden deze minder intens, waardoor u beter in staat bent om het gesprek te voeren. 


Feedback ontvangen
Als u feedback krijgt is het soms lastig om te reageren. U hebt al snel de neiging om in de verdediging te schieten. Probeer de feedback op waarde te schatten zodat u er iets aan heeft. Het ontvangen van feedback kunt u opdelen in drie stappen, namelijk:

  • begrijpen wat het belang is van de ander.
  • bedanken voor de feedback. Het is goed om waardering te realiseren dat iemand die uw feedback geeft dat vaak met goede bedoelingen doet.
  • beoordelen of u er iets mee kan in de praktijk. U hoeft het niet met elkaar eens te zijn.

 
Lastig
Het geven en ontvangen van feedback is voor menig persoon lastig. U moet het maar durven om negatieve of positieve feedback te geven. Geven we negatieve feedback, dan zijn we vaak bang dat iemand boos wordt of dat het niet goed overkomt. We streven meestal naar harmonie en dan willen we de ander niet tegen ons in het harnas jagen. Bij positieve feedback vindt de ander u misschien snel een slijmbal. Ook degene die feedback krijgt, heeft het lastig. Bij negatieve feedback voelen we ons al snel aangevallen en bij positieve feedback voelen we ons verlegen of onzeker worden. We praten er dan ook vaak overheen. (“Och, het stelde niets voor hoor.” Of “De commissie heeft het meeste werk gedaan.") De positieve feedback is dan weg.


Bereiken
Het geven en ontvangen van feedback beheert u niet zomaar. Dat moet u vaak doen. Als collega’s de kunst van het feedbackgeven beheersen dan kan dat de samenwerking ten goede komen. Een team is immers een verzameling mensen die met elkaar wat willen bereiken in de organisatie. Door een goede feedback kun je met elkaar het functioneren van het team verbeteren. Bovendien kunt u dankzij de feedback van anderen ook als individu verder groeien. Wat wilt u nog meer!


Meer weten over feedback?