Leiderschapsreorganisatie bij Tergooi MC

Hoe start je zo’n groot project dat ook nog eens een behoorlijk strakke deadline heeft? Bas: “We begonnen met het definiëren van het waarom. Waarom doen we dit? Wat willen we eruit halen? Op basis daarvan hebben we met het projectteam een concept organisatiestructuur ontwikkeld. Daarin was ook ruim aandacht voor de bemensing binnen die organisatie.” Het projectteam kwam er achter dat de huidige structuur met 41 afdelingsmanagers niet aansloot bij de nieuwe organisatie in de nieuwbouw. Bas: “Het plan was uit de groep van afdelingsmanagers twintig Hoofden Zorg aan te stellen. De functie heeft een hoger abstractieniveau en vraagt om andere competenties.”

De druk van de verhuizing en de naderende zomerperiode zorgde voor een krappe tijdlijn. Het project ging in mei van start en vóór 1 juli waren de belangrijkste keuzes gemaakt. Barbara: “We hebben er bewust voor gekozen om het hele proces in korte tijd uit te voeren. We wilden mensen niet onnodig lang in onzekerheid laten over hun baan door het over de zomer heen te tillen.”

Een helder proces inrichten

Bas en Barbara zijn voortvarend aan de slag gegaan en hebben het hele proces samen met het projectteam vormgegeven. Frithjof van der Werf is business development manager bij GITP en was als adviseur bij dit project betrokken. Frithjof: “Het selectieproces voor deze nieuwe functie is door Tergooi heel zorgvuldig gedaan en bewust in twee delen opgeknipt. In de eerste fase heeft het projectteam zelf de competenties bepaald en de kandidaten daarop gescoord. Vervolgens kwam GITP in beeld voor de ‘second opinion’; een objectieve kijk op de medewerkers die Tergooi heel goed kent.”

Bas vult aan: “Voor ons en onze medewerkers was de objectiviteit van GITP heel belangrijk. We hebben onze bevindingen uit de eerste ronde dan ook niet gedeeld met GITP. We wilden dat ze er echt zo objectief mogelijk naar konden kijken.” Ed Handjes was destijds één van de kandidaten voor de functie Hoofd Zorg. Voor hem was het fijn dat er een externe partij betrokken was: “GITP heeft expertise én het biedt ook een bepaalde mate van onafhankelijkheid in het proces.”

Appels met appels vergelijken

De second opinion die GITP voor haar rekening nam, stond dus volledig in het teken van objectiviteit. Frithjof: “Vanuit GITP hebben we een enorm scala aan tools ingezet. De Talent Match (bestaande uit cognitie, persoonlijkheid en drijfveren) is gebruikt, we hebben de leiderschapsstijlen van de deelnemers in kaart gebracht en ze hebben een diepte-interview met een GITP-adviseur gehad. Deelnemers kregen telkens terugkoppeling over de resultaten. In het kader van privacy werd natuurlijk gecheckt bij de medewerkers of GITP hun data mocht delen met Tergooi. De resultaten uit de Talent Match (de diepte-interviews) zijn ook weer gescoord op dezelfde kern- en ondersteunende competenties als waar Tergooi in de eerste ronde naar gekeken heeft. Zo vergelijk je appels met appels.”

Gezamenlijke kalibratiesessie

Met flink wat kandidaten, data uit verschillende rondes én indrukken uit gesprekken, kan het lastig zijn om dit allemaal op een overzichtelijke manier samen te brengen en op een gedegen en goed doordachte manier de knoop door te hakken. Tergooi MC koos voor een Talent Match met kalibratiesessie. Frithjof: “Tijdens een kalibratiesessie nemen we de opdrachtgever mee in de inzichten die we uit assessments en interviews opdoen. Daar geven we duiding aan, zodat de opdrachtgever onderbouwde beslissingen kan nemen. Bij Tergooi waren er mensen vanuit verschillende lagen van de organisatie bij aanwezig. Dat maakte de sessie extra waardevol.”

Barbara: “We hebben deze kalibratiesessie bewust zo breed ingestoken, maar we wilden dit wel op een persoonlijke en vertrouwelijke manier doen. Er waren managers zorg en bedrijfsvoering aanwezig, net als een delegatie van de OR en HR, uiteraard Mark van Ieperenburg en Frithjof van der Werf vanuit GITP, de Raad van Bestuur en aantal medewerkers van het Bureau verpleegkundige zaken. Achteraf kregen we terug dat de mensen die erbij waren het als een goede sessie hebben ervaren: zorgvuldig, weloverwogen en open. Een prachtig compliment.” Frithjof vult aan: “Ik was onder de indruk van de sessie, het was gedegen en goed doordacht. Er waren mensen vanuit verschillende disciplines aanwezig en er waren respectvolle en inhoudelijke discussies.”

Het nut van een goed onderbouwde keuze

In de kalibratiesessie is bepaald welke mensen in aanmerking kwamen voor de functies. Bas: “Wat ik mooi vond aan het inzetten van tools en gebruik van data is dat ze het beeld van een kandidaat objectiveren. Maar tegelijkertijd wordt hierdoor soms een onderbuikgevoel bevestigd. Interessant om te zien, want dat geeft een mate van bewijsvoering dat we verder moeten met bepaalde mensen en met andere mensen ook juist niet. GITP heeft onze gedachten en ideeën objectiever en meetbaarder gemaakt.”

De daadwerkelijke boodschap wie er wel en niet geselecteerd was, werd door Barbara overgebracht. “Ik heb niet alleen kandidaten gebeld die we geselecteerd hebben voor de functies, maar ook de moeilijke gesprekken moeten voeren. De data die we hebben verzameld hielp me enorm om die gesprekken aan te gaan en te kunnen beargumenteren waarom we bepaalde keuzes gemaakt hebben.”

Ervaringen van deelnemers

Hoe hebben de kandidaten het proces ervaren? Barbara: “Wat ik heel positief vond en wat ik ook terugkreeg van de kandidaten is dat ze het fijn vonden dat de GITP-adviseur uitgebreid de tijd voor hen nam. Het was een veilige omgeving waarin je echt jezelf kon zijn.” “Voor mij als kandidaat was er best wat spanning aanwezig”, vertelt Ed. “Ik vond de begeleiding in het proces heel fijn. Hoewel assessments voor mij nieuw waren en ik het daardoor best spannend vond, ben ik er open ingestapt. De uitkomsten hebben mij enorm verbaasd. Ik herkende mezelf helemaal in het plaatje! Ik vind het bijvoorbeeld leuk om klussen te doen waarbij iets nieuws opgezet moet worden, zoals nu ook bij de reorganisatie. Dit kwam ook uit de assessments en is tijdens het diepte-interview besproken. Dat geeft vertrouwen en is fijn om bevestigd te krijgen.”

Zorgen voor vertrouwen en comfort

“Gemeten worden op je competenties en niveau terwijl je al bij een organisatie werkt was voor sommige medewerkers vreemd”, vertelt Barbara. “De GITP-adviseurs gaven mensen het gevoel dat het goed zat. Ze pakte het professioneel aan. Daardoor werd het hele proces, zowel de eerste ronde vanuit Tergooi MCi als het anonieme beeld vanuit GITP werd heel erg gewaardeerd.” De informatiebijeenkomst die van tevoren georganiseerd werd, heeft daar volgens Bas ook aan bijgedragen. “Frithjof en Mark hebben voorbeelden van assessments laten zien en aangegeven wat voor soort vragen deelnemers konden verwachten. Ze vertelden dat er ook ruimte is voor persoonlijkheid en drijfveren en dat dit nooit goed of fout kan zijn; dat is gewoon wie je bent. De mogelijkheid om vragen te stellen stelde kandidaten gerust”, zegt Bas.

Een succesverhaal

Frithjof: “We hebben in dit project heel veel verschillende disciplines van GITP samen kunnen brengen. Online assessments, diepte-interviews, talent analytics. Al die tools samen versterken elkaar en zorgen voor een goede onderbouwing.” Ook de snelheid waarmee dit project op poten is gezet én uitgevoerd, verdient volgens Frithjof aandacht: “De korte periode waarin we alles hebben gedaan én de fijne manier van schakelen met de klant maakt het voor mij succesvol.”

Zorgvuldigheid was belangrijk

Ook Bas en Barbara kijken beiden positief terug op het project. Barbara: “Bij zo’n reorganisatie is het zo belangrijk dat je het echt zorgvuldig doet. Dat je achteraf geen scheve gezichten krijgt of opmerkingen als: ‘Het was al lang duidelijk hoe ze het wilde hebben en er zijn gewoon mensen op bepaalde plekken gezet.’ Dat wilden we voorkomen en daarom hebben we het op deze manier opgezet. Achteraf zouden we het zo opnieuw doen op deze manier.” Bas vult aan: “Het gedegen proces en het brede draagvlak heeft ons relatief veel tijd gekost omdat het planningstechnisch lastig is om iedereen bij elkaar te krijgen. Maar het was wel een heel goede start voor de nieuwbouw. Daarnaast was de samenwerking met Mark en Frithjof ook heel goed. We hebben heel vaak over en weer contact gehad over de telefoon en de mail om zaken af te stemmen. Die goede samenwerking met de adviseurs is essentieel voor een geslaagd project.”