Aandacht voor leiderschapsvaardigheden op universiteiten

Op de Radboud Universiteit is leiderschap al langere tijd een belangrijk speerpunt. Gea de Groot is Learning & Development adviseur bij de Nijmeegse universiteit. “We zijn in 2018 begonnen met het omschrijven van een leiderschapsvisie. Vervolgens hebben we bestaande programma’s onder de loep genomen en deze doorontwikkeld en nieuwe programma’s opgezet”, vertelt Gea. “Wat wel kenmerkend is voor onze visie, is dat het breder is dan leiderschap voor medewerkers die leiding geven. Het gaat ook over persoonlijk leiderschap van alle medewerkers.”

Traject voor universitair (hoofd)docenten

Die ontwikkeling gebeurt onder andere door een leiderschapstraject in samenwerking met GITP. Annefloor Klep is trainer/consultant bij GITP. Ze begeleidt de trajecten op de Universiteit Utrecht en de Radboud Universiteit. Beide trajecten richten zich op universitair docenten (UD) en universitair hoofddocenten (UHD). “UD’s en UHD’s hebben verschillende leidinggevende taken. Ze moeten bijvoorbeeld een PHD aansturen, zijn kartrekker in een onderwijsgroep of zitten in commissies”, legt Annefloor uit. “Zonder dat ze echt de formele rol hebben, moeten ze wel mensen beïnvloeden, in beweging zetten en zorgen dat ze handleidingen schrijven voor stukken van het curriculum. Kortom: ze moeten van alles gedaan krijgen. Hoe doe je dat? En vooral: hoe doe je dat zonder dat je die formele zeggenschap hebt?”

Het leiderschapstraject in vogelvlucht

Annefloor: “Het traject begint met een intakegesprek en een kick-off. Alle deelnemers ontmoeten elkaar en we lichten het programma toe.” Een belangrijk element dat altijd in het programma zit, is 360° feedback opvragen. “Dat is gelijk een bijzondere, want dat zijn deelnemers niet gewend. Vragen als: hoe zie jij mij? Wat zie je mij doen? Waarin vind je me wel effectief en waarin minder? Hoe vind je dat ik een vergadering leidt of mijn rol pak binnen de groep? Dat is spannend, maar het biedt hen ook heel waardevolle inzichten voor de rest van het traject.”

Gedurende het traject, dat ongeveer een half jaar duurt, volgen de deelnemers bijeenkomsten die verdeeld zijn over tien tot twaalf dagen. Bijvoorbeeld over persoonlijke effectiviteit. Wat zijn je zwaktes en je talenten? Hoe zet je die goed in? Maar ook zaken als coachende gespreksvoering en timemanagement komen regelmatig naar voren. “Vaak hebben deelnemers een behoorlijke takenlijst”, legt Annefloor uit. “Ze gaan ruim over hun uren heen en werken ook regelmatig in de avonden en weekenden. Grenzen aangeven is dus belangrijk.” Ook communicatiestijlen komen aan bod. Dit is een onderdeel dat deelnemers vaak leuk vinden. Denk aan: Hoe communiceer ik? Hoe communiceert de ander? Wat kan ik in mijn communicatie doen om goed aan te sluiten en mijn doel te bereiken in een gesprek? Annefloor: “Wat ik mooi vind om te zien is dat deelnemers door het model dat we in de training gebruiken veel meer begrip krijgen voor de communicatiestijlen van anderen. Als je begrijpt hoe de ander communiceert, dan is het makkelijker om dichter bij elkaar te komen. Deelnemers vergroten zo hun communicatieve flexibiliteit. Daarmee wordt de samenwerking effectiever en kunnen ze gemakkelijker hun doel bereiken in een gesprek.”

Aandacht voor gespreksvaardigheden

In het programma is dus uitgebreid aandacht voor sociale vaardigheden. Eén van de elementen die Gea specifiek benoemt, is het oefenen van gesprekken met acteurs. “Het is van cruciaal belang dat onze leidinggevenden gesprekken kunnen voeren. En die kun je niet vaak genoeg oefenen. Je kunt het er over hebben, je kunt begrijpen hoe het moet, maar het is niet hetzelfde als het ook echt oefenen en ervaren hoe je dingen anders kan doen. Dat wordt erg gewaardeerd in de trainingen.”

Veiligheid staat voorop

“Het is voor mij het belangrijkste dat deelnemers zich veilig voelen in de groep en in de online leeromgeving. Dat ze kunnen zeggen wat ze willen zeggen”, vertelt Annefloor. “Daarnaast vind ik het belangrijk dat mensen verder kunnen met hun persoonlijke leervragen en ermee oefenen in de praktijk. Tijdens de training oefenen met een feedbackmodel met een collega is één ding. Maar durven en kunnen ze het ook in een echte situatie met een PHD student, supervisor of collega? Als ik dan hoor dat ze er écht mee aan de slag zijn gegaan, dan vind ik dat echt een succes.”

Annefloor: “Als je meer uitzoomt dragen de trajecten ook bij aan een nieuwe generatie UD’s en UHD’s. Belangrijk, want daarmee brengen we langzamerhand de cultuur in beweging. Dat gaat vooral over het benoemen of begrenzen van gedrag en bijdragen aan de sociale en psychologische veiligheid. Het is een eerste stap, maar het is een begin!”

Van programma naar communitybuilding

Gea legt uit dat ze de afgelopen paar jaar flink geïnvesteerd hebben om te zorgen dat er voor alle niveaus van leidinggevenden goede programma’s staan. Maar ook de vervolgstap is al in beeld: “We willen werken aan communitybuilding. Vanuit deelnemers is er behoefte aan verdieping en dat willen wij stimuleren. Zodat ze niet één keer meedoen aan een programma en dat het dan stilvalt, maar dat ze ook echt in een community komen. Waar jaarlijkse evenementen georganiseerd worden en steeds nieuwe impulsen zijn”, vertelt Gea enthousiast.

Opening voor een goed gesprek

Ook Annefloor is tevreden over de bijdrage van het traject tot nu toe. “Deelnemers krijgen binnen hun rol te maken met thema’s als erkennen en waarderen, sociale veiligheid, diversiteit, inclusie… Daardoor is het nodig om samen te zoeken naar welk nieuw gedrag bij die veranderingen past.” Het traject speelt daar volgens haar een belangrijke rol in. “Door het er met elkaar over te blijven hebben en de dialoog aan te gaan neem je verwarring weg. Het helpt ontzettend om elkaar vragen te stellen, zoals: hoe ziet dit er bij jou uit? Hoe ga je daar binnen jouw afdeling mee om?”

Er is bewust voor gekozen om medewerkers van verschillende afdelingen en faculteiten bij elkaar te zetten. “Het programma is in eerste instantie ontwikkeld om de leiderschapsvisie te implementeren”, zegt Gea. “Door onderlinge uitwisseling leren de deelnemers dat het er elders op de universiteit soms anders aan toe gaat. Vanuit de onderliggende leiderschapswaarden moed, verbinding en openheid denken ze met elkaar mee over ingebrachte casuïstiek en leren van elkaars best practices.”

“Wat ik mooi vind om te horen is dat deelnemers nu al aangeven dat ze het fijn vinden dat ze door dit traject de ‘luxe’ hebben om te reflecteren op zichzelf”, zegt Annefloor. “Het is voor mij sowieso een heel dankbare groep om mee te werken, omdat ze er helemaal voor gaan! Ze worden behoorlijk met zichzelf geconfronteerd. Het leiderschapstraject is voor hen ook écht een stukje werken aan jezelf”