Een goed gevoel na een slechtnieuwsgesprek

Leidinggevenden die als uitgangspunt hebben dat een slechtnieuwsgesprek allereerst ‘goed’ moet gaan voor de medewerker die wordt ontslagen én zich daaraan kunnen houden, geven deze medewerker uiteindelijk een goed gevoel. Dit positieve resultaat werkt door op de sfeer binnen de afdeling, de positie van de leidinggevende en het imago van de organisatie.

Slechtnieuwsgesprek is altijd pittig

Ontslag is echter lastig uitleggen als een van je beste medewerkers weg moet vanwege het afspiegelingsbeginsel. Of als er al vijf medewerkers in huilen zijn uitgebarsten en de volgende die je ontslag moet aanzeggen, komt binnenlopen. Een slechtnieuwsgesprek voeren blijft pittig voor zowel de leidinggevende als de medewerker. Daar kun je als leidinggevende weinig aan veranderen. Maar welke kant een slechtnieuwsgesprek op gaat, daar heb je wel degelijk invloed op.

Trap niet in valkuilen

Trappen in een aantal valkuilen van het slechtnieuwsgesprek is te voorkomen als je je daar bewust van wordt en onderzoekt waarom het juist jou overkomt.

Bekende valkuilen zijn:

• Niet het slechte nieuws brengen, maar om de hete brij heen blijven draaien. Bijvoorbeeld door een uitgebreide inleiding op het nieuws zelf te geven. De ander voelt dat er slecht nieuws aankomt, en krijgt het maar niet te horen. Heel vervelend. Zo wordt veel spanning opgebouwd. En degene zal de inleiding en toelichting nauwelijks horen.
• Ruimte geven aan emoties, maar niet weten hoe de regie over het gesprek terug te krijgen waardoor emoties alleen maar verder oplopen.
• Inhoudelijk reageren op vragen die als uiting van emotie worden gesteld. ‘Waarom ik? Hoe kan dat nou?!’ Wanneer op zo’n moment het ‘waarom’ en ‘hoe’ wordt uitgelegd, komt de boodschap niet aan. De leidinggevende die op inhoudelijk niveau blijft communiceren, zal in herhaling vallen. Dat wekt extra ergernis op waardoor emoties verder oplaaien.
• Vasthouden aan het stramien van het gesprek: slechte nieuws brengen, begrip tonen en het sociaal plan bespreken. Voor veel medewerkers gaat dat veel te snel. Alleen zeggen ‘ik begrijp dat je je rot voelt’ en vervolgens het sociaalplan aansnijden, werkt compleet averechts als die ander nog in zijn emotie zit.

Door uit te gaan van die ander, te zorgen voor een goede voorbereiding en na te gaan waarom voor jou een bepaalde valkuil moeilijk is om te overwinnen, kan elke leidinggevende zich de vaardigheden eigen maken om een goed slechtnieuwsgesprek te voeren.

Aardig door hard te zijn

Leidinggevenden die om de hete brei heen blijven draaien omdat ze het zo erg vinden voor de medewerker of omdat ze graag aardig gevonden willen worden, kunnen zich bedenken dat die gedachten hen niet helpen. Het is zeker een stap die je moet nemen, maar bedenk dat je juist aardig bent voor de medewerker door op dat moment even hard te zijn en de boodschap duidelijk over te brengen.

Spanningsboog van emoties

Emoties hebben van nature een spanningsboog. Ze komen op en zullen ook weer gaan liggen. Door daarop te vertrouwen zul je niet gaan pushen om de andere agendapunten van het gesprek er door heen te drukken. Het is belangrijk oog te hebben voor de persoon die tegenover je zit. Wat gebeurt er? Wat zegt hij nu eigenlijk? Hoe ver is hij met de verwerking? Kunnen we het over het sociaal plan hebben of kan ik beter volgende week een afspraak inplannen? Als emoties te hoog oplopen, helpt het vaak om samen te gaan vatten. Ook wanneer er als uiting van emotie vragen naar boven komen. Belangrijk is je daarbij te realiseren dat begrip tonen wat anders is dan het met iemand eens zijn.

Goede voorbereiding

Iedere medewerker is anders en zal dus op zijn eigen manier reageren. De een heeft nog helemaal geen behoefte aan in de toekomst kijken, de ander juist wel. Een goede voorbereiding om te kunnen anticiperen op vragen die gesteld kunnen worden, is daarom noodzakelijk. De medewerker die net heeft gehoord dat hij wordt ontslagen, voelt zich op dat moment heel onzeker. Dan is het fijn als je hem op andere terreinen wel zekerheid kunt bieden.