Executive Insights: communiceer helder, zorg voor continuïteit

Naam: Stan Bentvelsen

Functie: directeur Nikhef, Nationaal Instituut voor subatomaire Fysica

Hoe omschrijft u uw huidige gemoedstoestand?

Ik ervaar een vreemde mix. Enerzijds lekker in mijn vel, rustig, Ik kan wel een bepaalde rust ervaren. Anderzijds vind ik het ook moeilijk om afstand te nemen. Ben wel continu met het gehele proces bezig, meer in gevoel en gedachten dan in actie trouwens. Ik neem het nu van dag tot dag. De kalmte leg ik mezelf ook wel op, het heeft geen enkele zin om in een hogere energie te komen. Het is dus ook een noodzakelijke kalmte.

Wat is de moeilijkste beslissing geweest in de afgelopen weken?

Vooral het begin was moeilijk. Alle instituten gingen dicht en wij hebben besloten om minimaal open te blijven. Met de beveiliging en de BHV op orde. Dat was een moeilijke beslissing. Het is wat Rutte in het begin zei: “met 50% van de kennis ben je 100% aan de bal”. We weten het niet. Maar we proberen het zo verstandig mogelijk te doen. Een experimentele groep wilde graag doorgaan, maar omdat ze de 1,5 meter afstand niet konden garanderen hebben we dat project toen gestopt.

Heeft u iets in uzelf ontdekt waarvan u niet wist dat u het in zich had?

Om zo’n project te stoppen moest ik vanuit mijn positie als directeur autoritair optreden. Dit doe ik normaal gesproken niet op die manier. Ik haal nu ook veel mensen bij elkaar, elke ochtend hebben we om 9:00 een corona-overleg via ZOOM. Dat gaat erg georganiseerd en ik zorg voor de continuïteit. Dus waar ik voorheen wat makkelijker zaken zou relativeren, merk ik dat ik nu wat meer druk op de organisatie leg. Ben wat strikter en soms levert dat ook wat spanning op in de communicatie.

Vindt u zichzelf een goede crisismanager?

Ik ben tevreden met de acties die ik ondernomen heb. Ik besef heel goed dat heldere communicatie nu het allerbelangrijkste is om mensen betrokken te houden bij het instituut. We werken nu veel thuis en dat waren we niet gewend. Er zijn 100 postdocs en promovendi bij ons werkzaam en 50 daarvan komen uit het buitenland. Zij zitten op kleine kamertjes opgesloten achter hun beeldscherm en kunnen niet terug naar hun familie. Zij hebben echt aandacht nodig. Dus ik maak me sterk om veel te mailen en veel ZOOM-contacten te hebben. Met enige regelmaat spreek ik ook de hele gemeenschap toe. In deze zogenaamde ‘spiegelmomenten’ hangen er 200 man in de ZOOM. We ook hebben extra geïnvesteerd in beeldschermen en bureaustoelen voor de medewerkers thuis. Mijn zorg is nu of ik niet teveel communiceer, zal er een vermoeidheid optreden? Als crisismanager probeer ik me zoveel mogelijk dienstbaar op te stellen om anderen door te laten werken.

Welke van uw eigenschappen kunt u nu het beste gebruiken?

Het kunnen verbinden en wat ik al zei: communiceren.

Wie of wat zijn/is uw anker(s) in uw professionele leven

Mijn MT is geweldig. Ik heb veel samenspel met de instituutsmanager en het hoofd HR. We zijn complementair aan elkaar en werken als team goed. We vullen elkaar goed aan. Dat is mijn houvast nu.

Wat heeft u de afgelopen weken het meest verbaasd?

Ik heb me verbaasd over sommige individuele acties van mensen. Onnadenkend en zowel onze regels als die van de overheid niet eerbiedigend. Het lijkt wel of sommige mensen bewust een bord voor hun kop houden. Wij hadden gedacht sneller richtlijnen van het NWO, waar Nikhef onderdeel van is, te krijgen. Maar zij hebben het aan ons gelaten en hoewel me dat in eerste instantie verbaasde is het toch wel beter zo. We kunnen onze eigen afgewogen beslissingen maken. Daar ben ik wel blij mee. Wat me ook positief opvalt is dat we door deze andere manier van contact maken we elkaar ook op een andere manier leren kennen. Zo zijn er bijvoorbeeld in ZOOM ‘virtuele koffiekamers’ waar je even naar toe kan gaan en als daar iemand anders is maak je even een praatje, net als bij het echte koffieapparaat. Dat zijn leuke, onverwachte gesprekken.

Waar haalt u in een tijd als deze uw inspiratie en/of energie vandaan?

De effectiviteit van het instituut is afgenomen, maar het doet me erg goed te zien hoeveel flexibiliteit de mensen laten zien. Iedereen doet zijn best en ik zie vooral de goede intenties van de medewerkers. Wat ook leuk is, is het virtuele biertjes-contact via ZOOM, de virtuele vrijdagmiddag borrel. Erg leuk.

Is er iets dat u zelf of uw organisatie wezenlijk anders gaat doen als deze crisis bezworen is?

Als directeur reis ik enorm veel. Het vergaderen en overleggen via het beeldscherm gaat best goed. Het effectiever en sneller. Gisteren vroeg ik in zo’n spiegelmoment in de ZOOM: “ Wat zijn de positieve kanten van deze situatie?” mensen reageerden positief op het thuiswerken en elkaar op deze manier tegenkomen. Het 9:00 – 17:00 concept vervaagt. Je kan het werk best anders plannen. We kunnen wat relaxter met de werktijden omgaan.

Wat geeft u uw team en medewerkers mee?

Nummer 1: blijf communiceren, Stay Connected! Als je nu thuis zit en je kan bepaalde werkzaamheden niet uitvoeren, denk na, wat kan je wel doen? Neem de tijd daarvoor. Kan je iets bij jezelf ontwikkelen of kan je een cursus gaan doen dat in het belang is voor het instituut? Leg het ons voor en wij vergoeden het. Hou je vakliteratuur bij. Maar ik wil daar ook weer niet teveel druk op leggen. Ik hoor dat mensen zich schuldig gaan voelen, zij hebben het idee dat ze niet genoeg doen, vinden dat ze niet meer zo effectief zijn. Ik probeer ze dan gerust te stellen. Neem je tijd.

Als u uw ogen sluit en u ziet de toekomst wat ziet u dan?

Op de korte termijn kunnen we direct minder reizen, meer virtuele bijeenkomsten houden. De vervuiling is nu beduidend minder, laten we dit volhouden en de ecologische Footprint beperkt houden. We kunnen een ander weekritme gaan aanhouden. Werk en ontspanning kan je anders indelen. Het gevaar is wel dat je het niet meer van elkaar kan scheiden. Maar daar kunnen we mee leren omgaan. Op de lange termijn hoop ik van ganser harte dat er een herwaardering voor de wetenschap komt. Fake News is nu wel echt door de mand gevallen. Wetenschap blijkt toch een serieuze tak van sport.

Als er geen Corona crisis was dan zou ik nu…

Vorige week zou ik in Oekraïne zijn geweest, nu zou ik in Rome zijn en was ik al mijn overleg van Parijs volgende week al aan het voorbereiden. Ik zou erg druk zijn geweest. Nu ben ik rustig.