Succesvolle teams door aandacht voor inclusie

Hidde Santman is senior adviseur leren en ontwikkelen bij GITP: “Ik spreek met klanten over hun vraag en vervolgens ontwerpen we een programma waarmee we die vraag kunnen beantwoorden. De uitdaging daarbij is het werkelijke vraagstuk in beeld te krijgen. Dan kunnen we een leertraject creëren dat mensen in beweging brengt. Het is écht een creatieve functie, en dat boeit me.”

In zijn functie begeleidt Hidde organisaties om beter gebruik te maken van de diversiteit door aandacht te geven aan inclusie. Pas als iedereen mee mag doen, en je ieders talent in kunt zetten, kun je gebruik maken van de diversiteit in je team. Wie er in je team zit, speelt daarbij een belangrijke rol. Veel mensen zijn geneigd om vooral kopieën van zichzelf aan te nemen. “Dat is niet effectief”, zegt Hidde. “Zoek juist de verschillen op! Dat levert een team op met heel verschillende kwaliteiten, verschillende talenten en verschillende meningen. Dat is inclusie; het omarmen van diversiteit. En dat is niet altijd makkelijk of gezellig, maar het is het wel waard!”

Het hele team betrekken

Op weg naar betere resultaten kan het op verschillende niveaus misgaan. Hidde merkt dat dit vaak gebeurt op het niveau van inclusie: “Mag ik mijn ideeën inbrengen? Mag ik meepraten? Mag ik meebeslissen? Word ik gehoord? Kan ik mezelf zijn? Want als je niet jezelf mag zijn en je hoort er eigenlijk niet bij, dan wordt er niet naar je geluisterd. Dan voel je ook geen verantwoordelijkheid voor jouw bijdrage aan de resultaten. Pas als je mee mag praten, als je je ideeën kan delen en daarover kunt sparren met anderen en je je betrokken voelt bij de oplossing, dan voel je je verbonden en voel je je ook eigenaar.”

Het begint met vertrouwen

Vertrouwen en veiligheid zijn cruciaal om gezamenlijke resultaten te behalen. Hidde: “Dat is nodig om op een constructieve manier conflicten aan te gaan en samen te werken. Als je je niet veilig voelt in een team of je team niet vertrouwt, spreek je je minder snel uit. Dat heeft alles te maken met inclusie. Wacht niet tot het een keer veilig wordt, maar voel je mede-eigenaar om veiligheid in jouw team te bewerkstelligen.”

“Het gekke is, de eerste reactie die ik vaak terug krijg als we het over inclusie hebben, is: ‘maar wij zijn toch inclusief? Als je gewoon normaal doet, hoor je er gewoon bij’. De vraag is dan natuurlijk: wat is normaal? Wie bepaalt wat normaal is? Voel je je veilig om je uit te spreken? Dan komt regelmatig naar voren dat dit nog niet altijd het geval is”, zegt Hidde. “Schaamte kan daarbij een rol spelen. Neem een medewerker die zich verveelt op zijn werk. Hij durft dat niet aan te kaarten, maar dat zou hij wel moeten doen. Misschien ziet hij wel iets over het hoofd wat belangrijk is dat wel gedaan wordt. Of een leidinggevende vertoont gedrag dat écht niet kan. Dan wil je dat er voldoende veiligheid en vertrouwen is om elkaar aan te spreken.”

Geen Poolse landdagen

Een van de gevaren die op de loer ligt als je iedereen de ruimte wil geven om meningen te delen en iedereen wil betrekken bij beslissingen, is dat er een stroperig proces ontstaat. Hidde: “Ik begeleidde ooit een leidinggevende die zijn hele team wilde betrekken in alle beslissingen. Dat gaat niet. Je moet een helder besluitvormingstraject hebben. Geef bijvoorbeeld aan: jullie krijgen het komend uur de gelegenheid om input te leveren. Daarna neem ik een besluit. Of geef kaders aan waarbinnen je team input kan leveren. Bijvoorbeeld: we gaan met het hele team het komende jaar drie dagen in de week thuiswerken. Hoe gaan we dat doen? Jij bepaalt het kader, maar je geeft helder aan waar je team over mee mag praten.” Vergeet niet om ook terug te koppelen wat jouw besluit is én wat je om welke reden niet hebt kunnen meenemen. Daarmee voorkom je de reactie: ‘We mochten wel meepraten, maar er gebeurt toch niks mee’.

Waarom is verantwoordelijkheid en eigenaarschap zo belangrijk?

In veel organisaties is het soms moeilijk om te weten wie de eigenaar van een bepaald project is. Hidde: “De één zegt: dat is de verantwoordelijkheid van persoon X. Die persoon wijst naar afdeling Y. Die afdeling verwijst je vervolgens weer door naar persoon Z… En dat is om gek van te worden! Daarom is eigenaarschap zo belangrijk. Pas als medewerkers of teams zich eigenaar voelen en dit ook uitspreken, kun je gaan werken aan grotere veranderingen met grote resultaten die gezamenlijk gedragen worden.” Eigenaarschap gaat dan niet alleen over verantwoordelijkheid voor een bepaald project of een bepaalde taak, maar ook over draagvlak. “Je denkt na over zaken als: wie blijft dit dragen? Wat is het doel van dit traject? Welke belangen spelen er?

Samen werken aan resultaat

Voelt het team zich veilig? Durven medewerkers elkaar aan te spreken en ontstaan er constructieve conflicten over ideeën en oplossingen? Is het team betrokken en durft het verantwoordelijkheid te nemen? Dan kun je samen, zonder ‘gedoe’, aan resultaten werken. Maar hoe houd je thema’s als inclusie en diversiteit op de agenda? “Het belangrijkste is dat het verankerd is in de doelstellingen van de organisatie”, zegt Hidde. Als het aansluit bij de bestaansreden en kerntaken van de organisatie. “Als het bij losse projecten blijft die gedragen worden door een projectgroep, loop je het risico dat het in de loop der tijd verwatert. Als het echt gedragen wordt door de directie en zij ook snappen waarom het nodig is en er op sturen, dan is het blijvend. Dan is het écht effectief en bouw je consequent samen aan resultaat.”